Entreprise

Utilisation efficace d’un serveur vocal interactif

Les systèmes de réponse vocale interactive (SVI) sont devenus des outils indispensables pour améliorer l’expérience des clients, rationaliser les opérations et optimiser l’utilisation des ressources. En exploitant efficacement les capacités de la technologie SVI, les entreprises peuvent non seulement réduire leurs coûts, mais aussi améliorer la qualité de leurs services. Découvrez des stratégies permettant de maximiser leur efficacité dans le cadre de vos activités professionnelles.

1. Intégrez-le à différentes applications :

Tirez parti de la polyvalence des systèmes SVI Dexem en les intégrant à diverses applications telles que les outils de gestion de la relation client (CRM) et les passerelles de paiement. Cette intégration permet de récupérer de manière transparente les informations sur les clients, facilite les activités transactionnelles et garantit un routage précis des appels, améliorant ainsi l’efficacité opérationnelle et la satisfaction des clients.

Lire également : Guide pour retrouver les formations CPF adaptées aux besoins des salariés

2. Utiliser une personnalisation intuitive :

Personnalisez votre technologie SVI pour l’adapter aux exigences de votre entreprise et aux préférences de vos clients. Mettez en place des menus intuitifs, des réponses personnalisées et des mécanismes d’acheminement des appels rationalisés pour créer une expérience conviviale. En adaptant le système SVI à des entrées et des actions spécifiques, vous pouvez optimiser l’engagement et rationaliser les processus de communication.

3. Évitez les agents insaisissables et les longs temps d’attente :

Privilégiez l’accessibilité en offrant aux appelants la possibilité d’entrer en contact avec un agent en chair et en os chaque fois que cela est nécessaire. Veillez à ce que les agents soient immédiatement disponibles pour répondre aux questions et aux préoccupations des clients, afin de minimiser les frustrations et d’améliorer la qualité du service. En outre, réduisez les temps d’attente en intégrant une fonction de rappel, ce qui permet aux clients de recevoir une aide rapide sans période d’attente prolongée.

A lire aussi : Développer son réseau et enrichir sa formation grâce aux associations BTS GPN

4. Fournir des instructions lorsque les appelants commettent des erreurs :

Anticipez les erreurs des utilisateurs et concevez le système SVI de manière à fournir des instructions claires et des messages-guides en cas d’erreur. Redirigez efficacement les appelants et offrez-leur des conseils pour naviguer dans les options de menu de manière transparente. En réduisant au minimum la confusion et la frustration, vous pouvez améliorer la convivialité globale du système SVI et accroître la satisfaction des clients.

5. Proposez des options vocales et des options de clavier :

Répondez aux diverses préférences des utilisateurs en offrant des options de reconnaissance vocale et de saisie au clavier dans le système SVI. Permettez aux appelants de choisir leur mode d’interaction préféré, pour plus de souplesse et de commodité. En tenant compte des différentes préférences en matière de communication, vous pouvez améliorer l’accessibilité et rationaliser le processus de traitement des appels.

Autres conseils à suivre en matière de SVI

  • Limitez les annonces d’enregistrement des appels aux scénarios essentiels : Réservez les annonces d’enregistrement des appels aux cas où les exigences légales ou de conformité en imposent la nécessité, afin d’éviter les interruptions inutiles dans le flux d’appels.
  • Proposer des options linguistiques non primaires : Répondre aux besoins des clients multilingues en proposant des options linguistiques en dehors du menu principal, afin de garantir l’inclusivité et l’accessibilité.
  • Limiter les options du menu principal à 30 secondes : Maintenir la concision et l’efficacité en optimisant la structure des menus et en limitant leur durée afin d’éviter la frustration de l’appelant et d’accélérer la navigation.
  • Utiliser le silence et la reconnaissance vocale pour prendre son tour : Mettre en place des pauses et des signaux de reconnaissance vocale pour faciliter la prise de parole naturelle dans les conversations, en améliorant la fluidité des interactions au sein du système SVI.